Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, également connue sous le nom d'e-invoicing ou e-facturation, est un processus par lequel les factures sont envoyées, reçues, traitées et stockées électroniquement, plutôt que sur papier.
Contrairement au processus traditionnel de facturation sur papier, où les factures sont imprimées physiquement et envoyées par la poste, les factures électroniques sont créées, envoyées et traitées numériquement par le biais de systèmes et de réseaux électroniques.
L'envoi d'une facture au format pdf par courrier électronique n'est pas considéré comme de la facturation électronique. On ne peut pas parler d'automatisation car ce sont les collaborateurs qui créent, lisent, révisent, envoient ou saisissent la facture au format PDF.
La caractéristique essentielle de la facturation électronique réside dans le stockage de la facture en un format numérique, un fichier xml dans un format structuré UBL (Universal Business Language). La facture peut ainsi être reconnue, traitée et intégrée plus rapidement par les systèmes informatiques, les logiciels de comptabilité et d'autres applications commerciales. L'échange d'informations sur les factures entre les partenaires commerciaux intervient de manière fluide et efficace.
À qui s'applique l'obligation ?
La facturation électronique en Belgique deviendra une obligation légale pour les factures B2B à partir de 2026. Les entreprises devront envoyer leurs factures par voie électronique à d'autres entreprises, via le réseau sécurisé PEPPOL. Pour ce faire, chaque entreprise devra s'inscrire sur Peppol. Une fois l'enregistrement effectué, les factures électroniques pourront être envoyées et reçues en toute sécurité via ce réseau. Les nouvelles règles s'appliquent à :
- toutes les entreprises belges assujetties à la TVA et opérant dans un contexte B2B ;
- les membres d’entités TVA et d’établissements stables belges ;
- les fournisseurs et les clients assujettis à la TVA, sauf exceptions spécifiques.
Des exceptions s'appliquent, par exemple :
- aux assujettis à la TVA qui ne réalisent que des opérations exonérées ;
- aux fournisseurs couverts par un régime forfaitaire ou en faillite.
L'obligation s'applique à toutes les livraisons de biens et prestations de services effectuées en Belgique eu égard à la TVA.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique offre de nombreux avantages :
- Plus grande rapidité de paiement : le processus numérique réduit les délais d'exécution, ce qui a un impact positif sur la trésorerie.
- Moins d'erreurs : le traitement numérique réduit le risque d'erreurs qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données.
- Sécurité accrue : grâce à Peppol, vos factures électroniques sont envoyées directement au logiciel du destinataire. De plus, le réseau sécurisé PEPPOL offre une protection non seulement contre la perte des factures lors de leur transmission, mais aussi contre la fraude à la facture.
- Efficacité et économies : gagnez du temps et de l'argent grâce à l'automatisation des processus et à la réduction de la charge administrative.
Optez pour la facilité avec myVandelanotte
Passer à la facturation électronique n’est pas forcément compliqué. Grâce à notre plateforme entrepreneuriale myVandelanotte, nous vous facilitons la tâche. Notre solution fonctionne harmonieusement avec Peppol, ce qui vous permet d'être prêt pour 2026 sans investissement supplémentaire. De plus, nous vous offrons une assistance un an avant l'obligation légale, ce qui vous permet d'envoyer et de recevoir des factures via le réseau Peppol à partir du 1er janvier 2025.
Des incitants fiscaux?
Le gouvernement est conscient des coûts associés au passage à la facturation électronique. C'est pourquoi deux avantages fiscaux ont été introduits :
- Augmentation de la déduction des coûts de 120 % pour la facturation électronique :
- Pour les indépendants et les petites entreprises
- Sur les coûts directs tels que les frais d'abonnement à un logiciel de facturation ou les frais de conseil.
- Applicable de l'année fiscale 2025 à l'année fiscale 2028.
- Augmentation de la déduction pour investissement de 20 % sur les immobilisations numériques :
- Applicable de manière permanente à partir du 1er janvier 2025.
- Sur les investissements numériques, pour la facturation, la gestion de la clientèle, le commerce électronique et la cybersécurité.
Ces mesures allègent l'impact financier du changement.
Conclusion : soyez prêts
L'introduction de la facturation électronique à partir de 2026 est un pas en avant dans la numérisation des entreprises. En prenant les bonnes mesures à temps, vous pourrez maximiser les avantages de la facturation électronique.
Grâce à notre plateforme numérique myVandelanotte, vous n'avez plus à vous soucier des nouvelles règles en matière de facturation électronique. Notre solution vous aide non seulement à vous conformer aux obligations légales, mais vous offre également un système efficace et convivial pour le traitement de vos factures.
Vous voulez en savoir plus ou commencer tout de suite ? Contactez les experts de chez Vandelanotte.
