Het opleidingsplan moet gesloten worden vóór 31 maart en de werkgever legt telkens een ontwerp van opleidingsplan voor aan de ondernemingsraad, of bij ontstentenis ervan, aan de vakbondsafvaardiging. Dit moet gebeuren tenminste 15 dagen voor de vergadering die wordt gepland met het oog op het onderzoeken ervan. De ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging geeft tegen uiterlijk 15 maart advies over het ontwerp.
Bij gebrek aan een ondernemingsraad en een vakbondsafvaardiging in de onderneming, legt de werkgever het opleidingsplan tegen uiterlijk 15 maart voor aan de werknemers.
Het opleidingsplan moet in de onderneming worden bewaard. De werknemers en hun vertegenwoordigers hebben op eenvoudige vraag toegang tot het opleidingsplan.
De arbeidsdeal voorziet tevens dat de werkgever binnen de maand na de inwerkingtreding van het opleidingsplan op elektronische wijze een afschrift van het opleidingsplan moet overmaken aan een ambtenaar die nog bij koninklijk besluit zou worden bepaald.
Dit KB werd op 2 september 2024 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Hierin wordt bepaald dat de werkgever een kopie van het opleidingsplan moet overmaken aan de Directeur-generaal van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.
Indien het opleidingsplan persoonlijke gegevens van de werknemers bevat, moet de werkgever deze eerst anonimiseren, vooraleer een kopie van het opleidingsplan over te maken.
De opleidingsplannen moeten elektronisch worden ingediend via de toepassing transfer.werk.belgie.be die ter beschikking wordt gesteld door de FOD WASO.
Werkgevers die nog niet de nodige stappen hebben ondernomen om hun opgemaakte opleidingsplannen door te sturen, krijgen een termijn van 6 maanden vanaf 2 september 2024 om hun opleidingsplannen voor de jaren 2023 en 2024 in te dienen. Deze opleidingsplannen moeten dus uiterlijk tegen 1 maart 2025 doorgestuurd zijn naar de FOD WASO.
